什麼是委任書(Engagement Letter)？
委任書是一份書面協議，用於描述客戶與公司之間即將建立的業務關係。這封信詳細說明了協議的範圍、條款和費用。委任書的目的是在協議雙方之間設置期望。
關鍵要點
委任書如何運作
委任書與合同在雙方之間的功能相同。然而，其格式比合同不那麼正式，通常避免法律術語。
這封信的目的是簡短但準確地描述：
- 所提供的服務
- 條款和條件
- 截止日期或最終期限
- 報酬
委任書是一種法律文件。它在商業交易中具有約束力。
委任書比合同不那麼正式，但仍然是一份在法院具有法律效力的文件。
委任書還有助於限制公司服務的範圍。例如，當個人或企業聘請律師服務時，這封信可能會描述其服務可以使用的特定目的或專業領域。
一位僱用律師撰寫土地購買合同的承包商不能向律師諮詢離婚問題。最有可能的是，委任書不會明確說明這一事實，但其含義會很清楚，因為它會具體說明所承擔的工作範圍。
委任書在未經所有各方簽署之前不具法律效力。
委任書的優點
設定期望是業務關係的重要部分，委任書使這些期望對雙方都清晰明了。客戶可以得到服務完成的時間、費用和工作範圍具體細節的保證。該信還明確指出是否存在其他不包括在協議中的費用，例如客戶必須另行購買的必要軟體。
企業受益於從項目開始就有明確的工作邊界。這旨在防止「範圍蔓延」，這是每位稅務會計師和律師所害怕的。委任書還可能提及不包括在當前協議中的服務，但可以根據需求在未來添加的服務，並估計這些添加的費用。
如果發生爭議或分歧，委任書還保護雙方。它可能包括一個關於調解或具有約束力的仲裁的條款，作為法律行動的第一步。
特別考量
如果關係是長期的，許多公司要求其委任書每年更新並由客戶重新簽署。
這允許業務關係隨著時間的變化而更新並加強文件的法律效力。同時也重申了協議的範圍，該範圍可能會隨著時間的推移而變化，並確定與服務變更相關的任何新費用或費用。
誰撰寫委任書？
委任書由提供服務的公司撰寫，通常在律師的幫助下完成。然後將其提交給客戶，雙方都必須簽署才能具有法律效力。
委任書與合同是否相同？
委任書比傳統合同不那麼正式且通常更短。然而，它們也共享一些重要特徵，例如具有約束力和旨在減少責任。任何規模的企業都可以使用它們，從個體經營者到大型公司。
何時應發送委任書？
委任書需要在業務關係開始之前提交給客戶。在服務範圍變更或企業變更價格時，還應定期重新發送。
委任書應多久更新一次？
許多公司要求其委任書每年更新並重新簽署。新委任書應始終在服務範圍變更時發布。然而，即使協議保持不變，重新起草委任書也仍然是明智之舉，以增加文件的法律效力。這也可以防止誤解或爭執；更新的信函草案有助於提醒雙方已同意的工作內容。
總結
提供服務的公司如果不在書面和具有法律約束力的合同中規定其期望和邊界，則可能面臨各種問題。委任書與合同相似，但通常更短且不那麼正式。然而，對雙方同樣具有約束力。
委任書有助於保護企業免受訴訟，同時向客戶提供其可以期望的服務內容、服務時間和費用的清晰說明。它們可以幫助企業和客戶避免誤解、法律糾紛和範圍蔓延，確保所有參與方都在同一頁面上。