什麼是會計資訊系統 (AIS)?
會計資訊系統（AIS）涉及為內部使用者收集、存儲和處理財務和會計數據，並向投資者、債權人和稅務機關報告資訊。這通常是一種基於計算機的方法，用於在信息技術資源的配合下跟蹤會計活動。AIS結合了傳統的會計實踐，如使用一般公認會計原則（GAAP），與現代信息技術資源。
如何使用會計資訊系統 (AIS)
會計資訊系統包含會計循環中重要的各種元素。儘管系統中包含的資訊因行業和業務規模而異，但典型的AIS包括與收入、支出、客戶資訊、僱員資訊和稅務資訊相關的數據。具體數據包括銷售訂單和分析報告、採購申請、發票、支票登記、庫存、薪資、總帳、試算表和平衡表資訊。
會計資訊系統必須具有存儲資訊的資料庫結構。這個資料庫結構通常使用查詢語言進行編程，允許表和數據操作。AIS具有多個輸入數據欄位，並且可以編輯先前存儲的數據。此外，會計資訊系統通常是高度安全的平臺，具有預防病毒、黑客和其他外部來源嘗試收集資訊的措施。隨著越來越多的公司電子存儲數據，網絡安全變得越來越重要。
會計資訊系統的各種輸出展示了其數據操作功能的多樣性。AIS生成的報告包括基於客戶資訊的應收賬款賬齡報告、固定資產折舊計劃和財務報告的試算表。還可以重現客戶名單、稅務計算和庫存水平。然而，通信、備忘錄或演示文稿不包括在AIS中，因為這些項目與公司的財務報告或記賬無直接關聯。
會計資訊系統的優點
部門間接口
會計資訊系統力求跨多個部門進行接口。在系統中，銷售部門可以上傳銷售預算。庫存管理團隊使用此資訊來進行庫存盤點和購買材料。在購買庫存後，系統可以通知應付賬款部門新的發票。AIS還可以分享新訂單的信息，以使製造、運輸和客服部門了解到銷售情況。
內部控制
會計資訊系統的一個重要部分是內部控制。系統中可以放置政策和程序，以確保敏感的客戶、供應商和業務信息在公司內部得到維護。通過使用物理訪問批准、登錄要求、訪問日誌、授權和職責分離，使用者可以被限制在執行其業務功能所需的相關信息。