什麼是借項通知單（Debit Note）？
借項通知單是一份由供應商用來通知買方當前債務義務的文件。借項通知單可以提供關於即將到來的發票的信息，或作為當前應付款項的提醒。當買方退回信用購買的商品時，借項通知單也可以由買方創建。對於退回的商品，通知單將包括預期的總信用額、退回商品的清單和退回的原因。
主要要點：
- 借項通知單與發票分開，通知買方當前的債務義務。
- 借項通知單也是買方在退回信用購買的商品時創建的文件。
- 在退回商品的情況下，通知單將顯示信用額、退回商品的清單和退回的原因。
- 借項通知單通常包括買賣雙方的姓名和地址、日期以及相關商品和服務的詳細信息。
借項通知單如何運作
借項通知單通常用於企業對企業的交易中。這些交易通常涉及信用延期，這意味著供應商在買方支付成本之前向公司寄送商品。
借項通知單告知買方賣方已借記其賬戶。儘管實際商品交接，但在實際發票發出之前不會轉移實際金額。借項和貸項記錄在會計系統中，以跟蹤運送的庫存和應付款項。
借項通知單與發票不同，因為它們通常格式化成信件形式，且可能不需要立即付款。當借項通知單用於通知買方即將到來的債務義務時，這一點是適用的，基於尚未正式開具的金額。
特別考慮
一些公司使用借項通知單為非主要業務項目開具賬單。例如，如果公司轉租部分倉庫空間，它可能會開具一份借項通知單作為租金。借項通知單也可以用來更正發票中的錯誤。例如，如果某張發票收費不足，則可能會發出借項通知單以補齊應該計入的金額。
除了信件格式，借項通知單也可以作為收到商品的運送收據提供。儘管會標註應付款項，但在正式發票發送給買方之前不要求付款。這可以讓買方在必要時有機會退回商品，而不必先付款。
有些借項通知單可能以資訊明信片的形式發送，僅作為買方所欠債務的提醒。這在賣方不確定是否收到了原始發票或是否已審閱時特別有用。明信片還可以包含如何償還債務的信息，例如相關聯絡信息。
並非所有公司都會選擇向有未付或即將到期債務義務的買家發送借項通知單。賣方通常要麼將其視為標準業務實踐並根據內部程序使用，要麼根本不使用。在某些情況下，買方可以請求一份包含借項通知單所含信息的文件，以符合內部記錄保存要求。
借項通知單特點
借項通知單可能根據發行者的不同而有所不同。但有幾個明顯的組成部分每個供應商都會包含在這些文件中。以下是一些借項通知單的特點：
- 日期
- 賣方的名稱和地址
- 買方的名稱和地址
- 商品的名稱和描述
- 商品價格
- 訂單總成本
借項通知單也被稱為借記備忘錄。
借項通知單與信用通知單
信用通知單與借項通知單不同。信用通知單是由供應商或賣方向其客戶發出的文件。該文件告知客戶其賬戶已被授予信用額。如果出現以下情況，供應商可能會發出信用通知單：
- 發票中有錯誤，例如價格錯誤
- 訂單已更改
- 商品在交付前或交付過程中受損
- 客戶拒收訂單
信用通知單可能涵蓋賬單的全部或部分金額。但是，信用通知單不是退款。它表示客戶的賬戶上有一個信用額度。這個信用額度可以用來抵消未來購買的成本。
為什麼會發出借項通知單？
借項通知單可能因幾個原因而發出。供應商可能會創建並發送一份借項通知單給其客戶，以提醒他們已交付商品和服務的款項到期。另一種情況是，客戶可能會向其供應商發出借項通知單，通知其對訂單進行調整，包括退回貨物的總數和價值。
誰會發送借項通知單？
借項通知單由供應商或賣方發送給買方。該文件旨在告知客戶與訂單相關的債務義務。借項通知單也可能由買方發出，以通知供應商收到的商品正在退回。
借項通知單和發票一樣嗎？
借項通知單和發票是類似的文件，但它們不完全一樣。發票是賬單，這意味著它們顯示有關銷售的信息，包括所售商品和服務、每單位價格和訂單總額。其他信息也可能包括，如賣方的姓名和詳細信息及/或買方的信息。
另一方面，借項通知單是由賣方準備的文件。通常用於提醒客戶需要支付的款項或對訂單進行的調整。
總結
供應商和買方經常創建和提交與商品和服務交換相關的文件。借項通知單是買賣雙方都能發送的一種文件。借項通知單表示買方在訂單上有未付款項，或者它可以提醒供應商買方正在對其訂單進行調整。但不要將其與發票混淆，發票是銷售賬單，包含有關所售商品的性質、價格和訂單總額的信息。